政府機關、國立大學如何採購 AI API？公家採購完整流程

研究計畫、政府單位採購 AI API 需要統一發票與統編。本文說明台灣公家機關採購 AI API 的合規做法與 BazaarLink 如何支援。

問題背景：公家機關買 AI API 遇到什麼困難？

這個問題在台灣的研究社群和政府單位非常普遍。 以國立大學的科技部（現國科會）研究計畫為例： 研究計畫預算中編列了「AI 工具費用」，但要核銷時， 發現 OpenAI、Anthropic 只能提供英文 Invoice， 而不少大學的會計室要求附有台灣統一發票作為合法憑證。

政府機關和公立學術單位的採購有幾個特殊需求：

• 統一發票（三聯式）：核銷必備，需有賣方統編
• 報價單（含統編）：採購前需先取得正式報價
• 新台幣計費：避免外幣匯率核銷問題
• 金額門檻：小額採購（10 萬元以下）與公開招標流程不同

常見的採購困境：真實案例

案例一：國科會計畫研究生

某國立大學博士生執行國科會補助專題計畫，預算科目中有「資訊服務費」5 萬元， 原本打算用來購買 OpenAI API 額度進行大規模語料分析。 付款後，向 OpenAI 申請請款憑證，卻只拿到英文 Invoice， 沒有台灣統一編號、也非本地發票格式。 大學會計室明確告知：境外 Invoice 不符核銷規定，需附台灣統一發票正本或電子發票資訊。 這筆預算最後無法使用，計畫進度受阻，研究生不得不改用免費方案，嚴重影響研究品質。

案例二：地方政府數位轉型專案

某縣市政府 IT 部門規劃導入 AI 自動摘要系統，用於處理每日大量的公文與會議記錄。 技術評估後決定採用 Claude API，但採購規範明確要求廠商需提供含統編的報價單與三聯式統一發票。 負責採購的承辦人員聯繫 Anthropic 台灣窗口，得到的答覆是： Anthropic 目前在台灣無法配合提供符合在地格式的發票與報價文件。 整個採購案因此卡關，最終被迫改用功能較弱的本地廠商替代方案， 錯失了最適合需求的技術選項。

案例三：財團法人研究機構

一家受政府補助的財團法人研究機構，計畫將 AI API 整合到政策研究流程中， 預算已通過董事會核准。然而，機構財務規定要求所有 IT 支出需有台灣合法憑證， 境外 Invoice 不符合內稽內控要求。 研究團隊分別嘗試聯繫 OpenAI 和 Google（Gemini API）， 均無法取得符合格式的本地發票。 整個 AI 導入計畫因此卡關超過三個月，等待法務與財務部門找到合規解決方案， 嚴重延誤研究時程。

公家機關採購 AI API 的合規流程

採購文件範本說明

公家機關採購通常需要以下文件。BazaarLink 可提供或協助準備：

不同單位類型的注意事項

國立大學、科研機構（國科會計畫）

國科會計畫的「業務費」項下通常可列 AI 工具費，科目建議使用「資訊服務費」。 每筆核銷需附統一發票正本（或電子發票明細）與使用說明。 BazaarLink 的電子統一發票符合財政部規範，可直接用於核銷。

政府機關（中央、地方）

政府機關採購依政府採購法辦理。10 萬元以下走小額採購， 需附報價單、統一發票。BazaarLink 可提供正式報價單（含統編、地址、負責人）， 以及採購後的三聯式統一發票。如需簽訂採購合約，請聯絡業務洽談。

非營利組織（基金會、協會）

非營利組織的會計規定依章程與主管機關而定。多數情況下， 附有統編的統一發票即可核銷。BazaarLink 的電子統一發票格式 符合財政部電子發票平台規範。

金額分級與採購流程對照

根據政府採購法，不同金額對應不同採購流程。以下為 AI API 採購的常見情境：

常見問題

Q：BazaarLink 有公司統編嗎？

是的。BazaarLink 是台灣登記公司，有台灣統一編號， 開立的發票為合法電子統一發票（三聯式），符合政府採購核銷規範。 詳細公司資訊請聯絡 support@bazaarlink.ai。

Q：可以先開立報價單，等採購核准後再付款嗎？

可以。請聯絡業務，說明所需金額與使用需求， 我們提供正式報價單（含效期），採購核准後再完成付款與開立發票。

Q：研究計畫跨年度，可以分期採購嗎？

可以。BazaarLink 採預付點數制，可依年度預算分次儲值， 點數不設使用期限（依合約條款），適合跨年度的研究計畫。

Q：多位研究人員共用一個帳號，用量怎麼追蹤？

BazaarLink 支援多人組織管理。管理員可建立多個 API Key， 為每個 Key 設定每月用量上限，並在後台查看各 Key 的詳細用量報表， 方便追蹤每位研究人員的使用狀況與費用分攤。

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